Telefonon és e-mailben is gyakran kapunk olyan megkereséseket, ahol az ügyfél végleges árajánlatot szeretne pontos vállalási határidővel, magát a fordítandó dokumentumot viszont nem tudja elküldeni. Azt, hogy miért is lenne mindez lehetetlen küldetés, talán az alábbi hasonlat szemlélteti a legjobban.
Tegyük fel, hogy valaki rosszul érzi magát, fáj a feje és a torka, talán még láza is van. Mi a teendő ekkor? Elmegy az orvoshoz, aki megvizsgálja, megállapítja, mi a baja és gyógyszert ír fel, ha szükséges. Mi történne, ha az illető egyszerűen csak felhívná az orvost és arra kérné, hogy az általa elmondott tünetek alapján telefonon keresztül állítson fel diagnózist és írja fel a megfelelő készítményt? Az orvos valószínűleg meglepődne, és közölné, hogy ez csak személyesen lehetséges, hiszen telefonon keresztül nem tudja őt megvizsgálni, éppen ezért a diagnózist sem tudja addig felállítani, amíg az orvosi vizsgálat meg nem történik.
Hasonlóan kell elképzelni a dolgot a fordítások esetében is. A pontos és végleges árajánlathoz elengedhetetlen, hogy a forrásnyelvi dokumentumok teljes terjedelmükben a fordítóiroda rendelkezésére álljanak, hiszen a fordítási díj és a vállalási határidő megállapításához az összes paraméterre szükség van.
Nem elég, ha telefonban vagy e-mailben megadom a pontos szószámot?
De természetesen elég, hiszen a pontos szószám alapján már készíthető tájékoztató jellegű költségkalkuláció és egy hozzávetőleges határidő is megadható. Fontos azonban hozzátenni, hogy a lehető legkedvezőbb árajánlathoz és a pontos vállalási határidőhöz a fordítóirodának látnia kell a teljes forrásnyelvi szöveget. Az árajánlat elkészítéséhez az egyik legfontosabb lépés ugyanis a fordítástámogató szoftverrel készített analízis. Az elemzés során megkapjuk a forrásnyelvi dokumentum pontos szószámát, és többek között azt is megnézzük, hogy tartalmaz-e ismétlődő szövegrészeket. Ez utóbbi azért lényeges, mert az ismétlődési arány függvényében kedvezőbb árat és rövidebb határidőt tudunk megadni. A megrendelő számára legelőnyösebb határidő és legkedvezőbb fordítási díj a forrásnyelvi szöveg feldolgozását és elemzését követően állapítható meg.
Mi a teendő, ha még nem áll rendelkezésre a fordítandó dokumentum?
Ebben az esetben bármilyen információ segíthet, amely már rendelkezésre áll a fordítandó szövegről: várható terjedelem, milyen nyelvről milyen nyelvre kell fordítani, milyen típusú dokumentumról van szó, milyen szakterülethez kapcsolódik az anyag, és milyen formátumban áll majd rendelkezésre. Természetesen minél több információt tudunk a fordítandó anyagról, az árajánlat annál pontosabb lesz. Fontos, hogy végleges árajánlat a fordítandó dokumentumok nélkül nem készíthető, de egy viszonylag pontos tájékoztató jellegű árajánlat elkészítése természetesen minden további nélkül lehetséges. A megrendelő számára a legtöbb esetben már ez is rendkívül hasznos a várható költségek és határidők kalkulációjához. Hasonló a helyzet akkor is, ha mindössze a fordítandó dokumentum előzetes verziója áll rendelkezésre: a szöveg jellege és nehézsége, illetve terjedelme alapján készíthető árajánlat, ami a végleges anyag függvényében még változhat ugyan, de kiindulási alapként kiválóan használható.
A fordítandó anyag rendkívül bizalmas, nem szívesen adnám ki harmadik fél részére
Személyes adatokat és egészségügyi információkat tartalmazó orvosi leletek vagy például üzleti titkokat tartalmazó szerződések fordítása esetén a következő megoldást javasoljuk: a LinguaMED Fordítóiroda az általános ügymenetre jellemző kötelező titoktartás mellett aláírt titoktartási szerződést is tud küldeni, amennyiben a dokumentumok kifejezetten bizalmas természetűek. Amennyiben erre lenne szüksége, vegye fel munkatársainkkal a kapcsolatot.
Milyen formátumban kell elküldenem a fájlokat?
Mindenképpen a szerkeszthető fájlokat részesítjük előnyben (pl. Word, PowerPoint, .xml), de különböző szoftvereink segítségével szinte bármilyen formátumot fel tudunk dolgozni. A PDF formátumú vagy képfájlok feldolgozása sem okoz problémát, ehhez elsősorban optikai karakterfelismerő programokat veszünk igénybe. Ezt követően a fordítástámogató szoftverrel történő analízis következik, majd egy pontos és végleges fordítási árajánlatot tudunk készíteni.
Hasznos lehet még:
8 tényező, amely befolyásolja a határidőt
Így lehetséges a dokumentum eredeti elrendezésének és formázásának megtartása a fordítás során