Elsőre biztosan furcsán hangzik a blogposzt címében feltett kérdés. „De hát nem a fordítóiroda végzi el a fordítást? Azon felül, hogy elküldöm az ajánlatkérésemet, és a fordítandó dokumentumokat, majd megrendelem a fordítási munkát, mi egyébbel járulhatok hozzá a fordítás minőségéhez? Ez kizárólag a fordítóirodán múlik, nem?” – kérdezhetné joggal a megrendelő. Látszólag tényleg minden a fordítóirodán múlik, a valóság azonban ennél jóval összetettebb: a megrendelő egy-egy fordítási projekt esetében ugyanis akár jelentős mértékben is hozzájárulhat a fordítás végső minőségéhez. A következőkben sorra vesszük, mi az, amit az ügyfélnek érdemes megtennie a fordítás megrendelése előtt, a fordítás megrendelésekor, a fordítási projekt közben és annak befejezése után, hogy a fordítás valóban az elvárásainak megfelelő legyen.

A fordítás megrendelése előtt: tervezés, információgyűjtés, tájékozódás

A fordítás megrendelése előtt természetesen át kell gondolni a fordítási feladatot: milyen szöveget szeretnék lefordíttatni, milyen nyelvről milyen nyelv(ek)re, milyen határidővel. Sokat segíthet például, ha a fordítóirodát már a fordítási igény felmerülésekor felkeresi a megrendelő, és elmondja az elképzeléseit, akár e-mailben, akár telefonon. Az egyeztetés azért fontos, mert így az iroda is könnyebben tud előre tervezni, kapacitásokat lekötni, ami mind az ár, mind a határidő szempontjából kedvező hatású lehet.

Nagy segítség lehet például, ha a fordítandó szöveg egy előzetes verziója már rendelkezésre áll, és azt a megrendelő el is küldi a fordítóirodának. Ha a terjedelem érdemben nem változik, akár még az előzetes költségkalkulációhoz is hasznos lehet, ha a korábbi verziót láthatja az iroda, hiszen így a későbbi fordítási projekt során is sokkal hatékonyabban tud az ügyfél segítségére lenni a megbízás egyeztetésekor. Ráadásul egy megközelítő végösszeget és átfutási időt is tud mondani, ami a megrendelő dolgát is nagyban leegyszerűsíti, hiszen így tudja, mire számíthat majd a tényleges projekt elindításakor, napokkal, hetekkel vagy akár hónapokkal később. A tervezés további előnye, hogy elkerülhető a felesleges stressz is, amivel egy rohammunkában elkészített fordítás jár, mind a megrendelő, mind a fordítóiroda oldaláról.

Érdemes tisztában lenni azzal is, hogy körülbelül milyen mennyiséggel lehet számolni egy-egy dokumentum esetében, és milyen határidők párosulnak ezekhez. Ha valaki még sosem dolgozott együtt fordítóirodával, aligha elvárható hogy kívülről fújja az ártáblázatot és a napi lefordítható szómennyiségeket, valamennyi célnyelven. Néhány e-mail váltás, vagy egy néhány perces telefonhívás segítségével azonban könnyen megszerezhető a kért információ, ráadásul a tervezésben is a megrendelő segítségére lesz, ezáltal pedig a fordítási munkafolyamat is gördülékenyebb és átláthatóbb, a minőség pedig valóban maximális lesz.                           

A fordítás megrendelésekor: az igények pontos megfogalmazása és kommunikálása

Talán banálisan hangzik, de alapvető fontosságú, hogy a megrendelő világosan megfogalmazza a fordítással kapcsolatos kéréseit a fordítóiroda felé. Ehhez először is arra van szükség, hogy a fordítással kapcsolatban valamennyi felmerülő igény, kérés és elvárás össze legyen gyűjtve: elvárt terminológia, speciális instrukciók (pl. a fordítás célközönsége), célnyelvi variáns (pl. brit vagy amerikai angol), a fordítás felhasználásának körülményei (például belső felhasználás vagy publikálásra szánt tartalom), a formátumra vonatkozó esetleges kérések (pl. kéthasábos elrendezés), szükség van-e nyomdakész dokumentumra, a szállítás módja (pl. postai úton vagy e-mailben), stb. A pontos kérések megfogalmazása és ezek kommunikálása a fordítóiroda felé azért fontos, mert ezek ismeretében lehetséges a pontos és végleges fordítási díj és határidő meghatározása. Természetesen az utólagos módosítások figyelembe vételének, vagy a menet közben felmerülő kérések megvalósításának sincs akadálya, de érthetően gördülékenyebb a folyamat, ha már a projekt kezdetén vagy ideális esetben már az árajánlat elkészítésekor minden releváns információ rendelkezésre áll.

A fordítási projekt közben: aktív részvétel a fordítási folyamatban

Természetesen itt nem arra kell gondolni, hogy maga a megrendelő végzi el a fordítást, vagy a fordítási folyamat bármely részét. Lényegében arról van szó, hogy a megrendelő aktív közreműködésével olyan fordítás készíthető, ami valóban megfelel minden elvárásának. Mit jelent ez a gyakorlatban? A segédanyagok megléte és azok rendelkezésre bocsátása (szószedetek, kétnyelvű fájlok, korábban elkészített fordítások, template-ek, illetve bármilyen információ vagy instrukció, ami hozzájárul ahhoz, hogy a fordítás a lehető legjobban igazodjon a megrendelői elvárásokhoz). Rendkívül lényeges az is, hogy a megrendelő kapcsolattartója rendelkezésre álljon kérdések felmerülése esetén. A folyamatos kommunikáció ugyanis nagyban hozzájárul ahhoz, hogy az elkészült fordítást valóban minden szinten megfeleljen a megrendelő elvárásainak.

A fordítási projekt befejezése után: visszajelzés

A fordítási projekt lezárása és a kész fordítás szállítása után nagyon hasznos az esetleges későbbi fordítási projektek szempontjából az ügyfél részéről a visszajelzés. Nagy segítséget jelenthet, ha érkezik visszacsatolás a megrendelőtől – legyen az akár pozitív, akár negatív –, hiszen a későbbiekben ez teszi lehetővé, hogy a fordítások minősége az újabb megbízások során még tovább javuljon, és még inkább az adott megrendelő elvárásaihoz igazodjon.

Hasznos lehet még:

Milyen megoldások léteznek, ha már nem csökkenthető tovább a határidő?

Így lehetséges a dokumentum eredeti elrendezésének és formázásának megtartása a fordítás során